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Règlements généraux

ARTICLE I: NOM Le nom corporatif de la Fédération est : Tennis Québec (T.Q.), ci-après désignée dans les règlements : «La Fédération »

ARTICLE II: SIÈGE SOCIAL Le siège social de la Fédération est à Montréal, à telle adresse civique que peut déterminer le conseil d’administration par résolution.

ARTICLE III: SCEAU

Le sceau de la Fédération est celui dont l’empreinte apparaît en marge, sur l’original des présents règlements.

ARTICLE IV: TERRITOIRE Le Québec, qui constitue le territoire de la Fédération, est divisé en régions dont le nombre et les limites géographiques sont déterminés par le conseil d’administration.

ARTICLE V: OBJECTIFS

La Fédération a comme objectif:

  • de regrouper les personnes et les associations qui ont à cœur les intérêts du tennis;
  • de promouvoir et d’encourager la pratique du tennis au Québec;
  • superviser et de coordonner la bonne marche des tournois;
  • d’être l’organisme qui régit le tennis au Québec.

          ARTICLE I: CATÉGORIES

  • a) Associations régionales
  • La Fédération reconnaît une seule association régionale par région.
  • b) Organismes affinitaires La Fédération reconnaît comme membres, par résolution du conseil d’administration, des organismes affinitaires à caractère provincial tels des associations provinciales d’officiels, d’entraîneurs de tennis, de joueurs de tennis, d’enseignants, d’organisateurs de tournois, de parents, de propriétaires de clubs, etc. Leurs objectifs ne doivent pas aller à l’encontre de ceux de la Fédération et ils doivent respecter les normes imposées par la Fédération.
  • c) Membre actif
  • Un individu qui détient une licence de joueur actif.
  • d) Membre occasionnel
  • Un individu qui détient une licence de joueur occasionnel.
  • e) Membre d’un club
  • Un individu qui est membre d’un club extérieur ou intérieur membre de Tennis Québec.

          ARTICLE I: ASSOCIATIONS RÉGIONALES

  • Demande d’affiliation Toute association régionale de tennis désirant devenir membre de la Fédération peut solliciter son affiliation en adressant sa demande par écrit à la Fédération, y joignant une copie de ses lettres patentes et règlements, la liste de ses officiers et des membres de son conseil d’administration et copie certifiée d’une résolution autorisant cette demande.
  • Conditions d’admissibilité
  • Pour devenir membre de la Fédération, toute association régionale doit satisfaire aux conditions suivantes:
  • – Être incorporée sous la Partie III de la loi sur les compagnies ;
  • – S’engager à :
  • a) Tenir son assemblée annuelle au moins 15 jours avant celle de la Fédération.
  • b) Interdire à tout groupe particulier (clubs, associations de parents, d’entraîneurs, d’officiels, etc.), de détenir plus de la moitié des postes au conseil de l’association régionale. Tout propriétaire ou employé d’un club intérieur est réputé faire partie de ce club.
  • c) Sous réserve du paragraphe précédent, permettre à chaque club intérieur affilié un (1) poste au sein du conseil d’administration de l’association régionale qui ne peut être celui de président.
  • d) Déterminer dans les règlements généraux que les affaires de l’association régionale seront administrées par un conseil d’administration composé d’un président, au moins un vice-président, un trésorier et un secrétaire. Dans les régions où il y a de 0 à 3 clubs intérieurs, le conseil comportera au moins 7 membres, dans celles qui comprennent 4 clubs, au moins 9 membres, et dans celles qui comprennent 5 clubs et plus, au moins 11 membres.
  • e) Préciser dans les règlements généraux Les fonctions des officiers de l’association régionale.
  • f) Préciser dans les règlements généraux les modalités de l’élection et du choix des délégués qui seront appelés à représenter l’association régionale lors des assemblées générales de la Fédération.
  • g) Transmettre à la Fédération, avant la fin de l’année financière de cette dernière, une copie du procès-verbal de son assemblée générale annuelle, la liste des membres de son conseil d’administration ainsi que son rapport annuel d’activités et son rapport financier.
  • ARTICLE II : ORGANISMES AFFINITAIRES
  • Demande d’affiliation
  • Tout organisme affinitaire de tennis désirant devenir membre de la Fédération peut solliciter son affiliation en adressant sa demande par écrit à la Fédération, y joignant une copie de ses lettres patentes et règlements, la liste de ses officiers et des membres de son conseil d’administration et copie certifiée d’une résolution autorisant cette demande.
  • ARTICLE II A: MEMBRE ACTIF, OCCASIONNEL, OU D’UN CLUB
  • Le conseil d’administration détermine de temps à autre par résolution, la procédure à suivre afin de permettre à un individu de devenir membre de la Fédération.
  • ARTICLE III : DÉMISSION, SUSPENSION, EXPULSION
  • a) Démission
  • Toute démission d’un membre doit être signifiée par lettre recommandée au secrétaire de la Fédération. Elle prend effet dès réception de la lettre à cet effet.
  • b) Suspension et expulsion
  • Tout membre autre qu’une association régionale qui ne se conforme pas aux règlements de la Fédération ou dont la conduite ou les activités sont jugées préjudiciables à la Fédération pourra être suspendu ou expulsé sur décision du conseil d’administration ou du comité exécutif mandaté à cette fin par le conseil d’administration. Cependant, avant de procéder à l’étude du cas d’un membre, le conseil d’administration ou le comité exécutif, le cas échéant, doit aviser le membre concerné de la date, du lieu et de l’heure de l’audition de son cas et lui donner la possibilité de se faire entendre. La décision du conseil d’administration est finale. Toute association régionale pourra être suspendue ou expulsée par la majorité des délégués votant lors d’une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.

       ARTICLE I : COMPOSITION

  • a) Toute assemblée générale des membres est formée des délégués des associations régionales. Les 4 autres catégories de membres identifiées à l’Article 1, i.e. les organismes affinitaires, les membres actifs, les membres occasionnels et les membres d’un club ont le droit d’être présent à l’assemblée générale mais n’ont pas le droit de vote.
  • ARTICLE II : VOTE
  • a) Chaque association régionale a droit au nombre de délégués déterminé par la Fédération selon l’échelle suivante:
  • 100 à 500 membres actifs, occasionnels, ou d’un club 1 délégué 501 à 2 000 membres actifs, occasionnels, ou d’un club 2 délégués Plus de 2000 membres actifs, occasionnels, ou d’un club 3 délégués
  • b) Chaque délégué a droit à un vote. Seuls les délégués présents décident des questions soumises au vote et aucun délégué n’est autorisé à représenter plus d’un membre.
  • c) Le vote par procuration n’est pas autorisé.
  • d) À l’exception de l’élection des membres du conseil d’administration qui se fera par scrutin secret, l’expression des votes se fera à main levée à moins que le scrutin secret n’ait été demandé par le vote du tiers des délégués présents et votants.
  • ARTICLE III : QUORUM
  • a) Un tiers des associations régionales représentées par au moins un délégué qualifié, constitue le quorum pour toute assemblée générale.
  • b) Les actes de la majorité des membres ainsi représentés et ayant droit de vote à toute assemblée générale seront considérés comme les actes des membres, sauf les cas où le vote ou le consentement d’un nombre supérieur de membres ou de délégués est requis ou exigé par les lois qui régissent la Fédération, par les lettres patentes de la Fédération ou toutes lettres patentes supplémentaires ou par les règlements de la Fédération. Sujet à ce qui est mentionné plus haut dans ce paragraphe, le vote de la majorité des délégués présents à une assemblée générale sera suffisant pour ratifier tout acte antérieur du conseil d’administration et des officiers de la Fédération.
  • c) S’il n’y avait pas quorum à une assemblée générale, les délégués présents auront toutefois le pouvoir d’ajourner l’assemblée, de temps à autre, sans autre avis que celui donné à l’assemblée même, jusqu’à ce qu’il y ait quorum. Toute affaire qui aurait pu être traitée à l’assemblée initialement prévue peut être traitée à toute assemblée ajournée pourvu qu’il y ait quorum.
  • ARTICLE IV : AVIS DE CONVOCATION
  • a) Un avis du jour, de l’heure, de l’endroit où sera tenue toute assemblée générale doit être donné aux membres de la Fédération (en y joignant l’ordre du jour) par lettre ordinaire mise à la poste ou par courriel.
  • 1) Dans le cas d’une assemblée générale annuelle, au moins quinze jours avant le jour fixé pour cette assemblée, et
  • 2) Dans le cas d’une assemblée générale spéciale, au moins sept jours avant le jour fixé pour cette assemblée.
  • b) Il n’est pas nécessaire de donner avis du temps, du lieu et du but d’une assemblée générale, que cet avis soit prescrit par la loi ou par les règlements, à un membre dont le(s) délégué(s) est (sont) présent(s) ou qui, par écrit ou par télégramme ou câblogramme versé au dossier de l’assemblée, renonce(nt) à cet avis, soit avant, soit après la tenue de l’assemblée.
  • c) Les simples irrégularités dans l’avis ou dans la manière de le donner, de même que l’omission accidentelle de le donner ou le fait qu’un membre n’aurait pas reçu un avis validement donné, n’invalideront pas les actes posés à l’assemblée concernée.
  • ARTICLE V : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
  • L’assemblée générale annuelle sera tenue dans les 120 jours suivant la clôture de l’exercice financier de la Fédération et à tel endroit du Québec déterminé par le comité exécutif par résolution.
  • ARTICLE VI : ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE
  • a) Le conseil d’administration peut convoquer une assemblée extraordinaire pour traiter des sujets définis dans l’ordre du jour.
  • b) Une assemblée extraordinaire doit être convoquée par le conseil d’administration à la réception d’un extrait certifié conforme d’une résolution requérant la tenue d’une assemblée extraordinaire d’au moins 10 % des associations régionales, telle assemblée devant alors être convoquée dans les quinze (15) jours tenue dans les trente (30) jours suivant réception de cette demande.
  • c) Lors d’une assemblée générale spéciale, seules les questions inscrites à l’ordre du jour seront discutées.
  • ARTICLE I: COMPOSITION
    a) Le conseil d’administration de la Fédération est composé de 21 personnes.
    b) Dix présidents d’associations régionales (1 par zone) personnes sont nommées par les associations régionales de la Fédération selon le regroupement de régions suivant:
    Zone 1: Laval
    Zone 2: Québec – Chaudière-Appalaches
    Zone 3: Tennis Montréal
    Zone 4: Lac St-Louis – Bourassa
    Zone 5: Rive Sud – Sud-Ouest
    Zone 6: Centre du Québec – Mauricie
    Zone 7: Estrie – Richelieu-Yamaska
    Zone 8: Lanaudière – Laurentides
    Zone 9: Abitibi-Témiscamingue – Outaouais
    Zone 10: Côte Nord – Est du Québec – Saguenay-Lac-St-Jean
    c) Sept (7) autres personnes sont élues par les membres lors de l’assemblée générale annuelle. Parmi ces sept personnes, trois siègeront au sein du comité exécutif (le président, le secrétaire-trésorier et le vice-président, représentant des associations régionales provenant de l’une des dix zones). Les sept (7) membres du conseil d’administration devant être élus doivent présenter leur candidature par écrit au directeur général de la Fédération un mois avant l’assemblée des membres. Ces candidatures doivent être accompagnées de 5 signatures de membres. S’il y a moins ou le même nombre de candidats que de postes à pourvoir, ceux-ci sont déclarés élus. À défaut de candidatures suffisantes, le président d’élection doit, lors de l’assemblée générale, demander aux membres présents de lui en proposer. Si l’assemblée propose plus de candidats que de postes à pourvoir, des élections doivent avoir lieu. S’il y a moins de candidats que de postes à pourvoir, ceux-ci sont déclarés élus et le conseil d’administration comblera les postes vacants.
    d) Le directeur général siège au conseil d’administration et au comité exécutif à titre d’administrateur.
  • e) Les trois dernières personnes sont désignées par les représentants de l’Association des clubs de tennis intérieur du Québec. L’une d’entre elles siègera au comité exécutif.
    f) Lorsque le nombre de personnes désignées par les associations régionales de la Fédération est inférieur à dix, l’assemblée des membres peut procéder à l’élection du ou des administrateurs requis parmi les autres présidents régionaux.
    ARTICLE II: CAPACITÉ ET TERME D’OFFICE
    a) Tout administrateur doit être membre en règle d’une association régionale de tennis ou de la Fédération. Les représentants des clubs sont nommés par leur association (L’ACTIQ).
    b) Tout administrateur restera en fonction pour un terme de deux (2) ans. Le poste d’un administrateur devient vacant si celui-ci: 1) démissionne 2) décède 3) est destitué 4) devient en faillite ou fait une cession volontaire de ses biens ou est déclaré insolvable, ou 5) en cas d’aliénation mentale 4
    ARTICLE III: POUVOIRS GÉNÉRAUX DES ADMINISTRATEURS
    a) Les administrateurs de la Fédération administrent les affaires de la Fédération en général et passent ou font passer, en son nom, tous les contrats que la Fédération peut validement passer et d’une façon générale, ils exerceront tous les autres pouvoirs et poseront tous les autres actes, y compris la nomination et la réglementation de comités de tous genres que la Fédération est autorisée à exercer ou à poser sous réserve de tout règlement relatif à un comité exécutif du conseil d’administration.
    b) Tous les actes posés par une assemblée des administrateurs ou par toute personne agissant comme administrateur, en autant que son successeur n’aura pas été élu ou nommé, seront, nonobstant le fait qu’on découvre par la suite une lacune dans l’élection des administrateurs ou de telle personne agissant comme susdit, aussi valides que si les administrateurs ou telle autre personne, selon le cas, avaient été dûment élus.
  • ARTICLE IV: DATE DES ASSEMBLÉES ET AVIS
    a) Des assemblées régulières du conseil d’administration peuvent être tenues à tels endroits, à telles dates et sur tels avis, et de telle façon, s’il y a lieu, que le conseil d’administration pourra déterminer, de temps à autre, par résolution.
    b) Des assemblées spéciales du conseil d’administration peuvent être convoquées en tout temps par le président, un vice-président ou par quatre administrateurs, et un avis spécifiant le lieu, le jour et l’heure d’une telle assemblée doit être signifié à chacun des administrateurs ou laissé à sa résidence ou à son lieu d’affaires ou sera envoyé par courriel ou par courrier dans une enveloppe affranchie ou par télégramme ou câblogramme adressé à chacun des administrateurs à son adresse telle qu’elle figure dans les livres de la Fédération, au moins cinq jours avant la date fixée pour une telle assemblée.
    c) Si l’adresse d’un administrateur ne figure pas dans les livres de la Fédération, un tel avis sera alors envoyé à tel administrateur, par courriel ou par courrier, à l’adresse que la personne chargée d’envoyer l’avis estime la meilleure afin d’atteindre son destinataire. ARTICLE V: QUORUM ET VOTE a)Le quorum de toute réunion du conseil d’administration est de dix.
    ARTICLE VI: DESTITUTION DES ADMINISTRATEURS
    Un administrateur peut être destitué à une assemblée générale spéciale des membres convoqués à cette fin, par le vote de la majorité des délégués votant à telle assemblée et une autre personne dûment qualifiée peut être élue ou désignée à sa place à la même assemblée, de la même façon que l’administrateur destitué avait été élu ou désigné. L’administrateur ainsi élu ou désigné sera en fonction seulement pour les termes que l’administrateur qu’il remplace aurait eus s’il n’avait pas été destitué de ses fonctions. Avant de destituer un administrateur, ce dernier a droit de se faire entendre lors de l’assemblée convoquée à cette fin.
    ARTICLE VII: VACANCE
    Dans le cas où une vacance a lieu dans le conseil d’administration pour quelque cause que ce soit (sauf le cas de destitution et de remplacement prévu à l’article IV de ce règlement cinquième), le président ou le secrétaire de la Fédération devra, dans les sept jours suivant cette vacance, en aviser l’association régionale ainsi privée de représentation au sein du conseil d’administration. L’association régionale pourra alors, par résolution de son conseil d’administration, désigner un autre représentant au conseil d’administration de la Fédération pourvu que ce représentant ait les qualités requises pour être administrateur. Ainsi désigné, cet administrateur, à moins que son poste ne devienne vacant, et sous réserve des dispositions de l’article VI du présent règlement cinquième, restera en fonction jusqu’à la prochaine assemblée annuelle de la Fédération. Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir, en autant qu’il y ait quorum.
  • ARTICLE VIII: RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS
    Aucun administrateur ne recevra à ce titre une rémunération quelconque, mais il pourra être remboursé de ses frais de voyage raisonnables et autres frais qu’il a encourus dans l’exercice de ses fonctions d’administrateur.
  • ARTICLE I: OFFICIERS
  • La Fédération comprend cinq officiers qui sont le président, le vice-président, le secrétaire-trésorier, qui sont tous élus pour un terme de deux ans, et deux conseillers. L’officier désigné par l’Association des clubs de tennis intérieur du Québec (ACTIQ) occupera l’un des deux postes de conseiller. L’autre poste de conseiller sera réservé d’office au directeur général de la Fédération. Le poste de vice-président sera réservé à l’un des dix présidents régionaux élus au sein du conseil d’administration. Le poste de président ne peut être occupé par un propriétaire, un employé ou un représentant d’un club intérieur. Seuls les officiers élus par l’assemblée générale peuvent occuper les postes de président, de vice-président et de secrétaire-trésorier.
  • ARTICLE I: COMPOSITION
  • Le comité exécutif est formé des officiers de la Fédération: le président, le vice-président, le secrétaire-trésorier et deux conseillers.
  • ARTICLE II: POUVOIRS
  • Le comité exécutif a tous les pouvoirs que lui confie le conseil d’administration, sous réserve des limites et diminutions de pouvoirs que peut décréter de temps à autre le conseil d’administration. Le comité exécutif n’aura cependant jamais le pouvoir de destituer ou de remplacer les administrateurs, d’amender ou de révoquer les règlements.
  • ARTICLE III: FONCTIONS
  • Le comité exécutif:
  • a) administre les affaires de la Fédération;
  • b) assure l’exécution des décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale;
  • c) détermine les politiques internes de la Fédération;
  • d) engage, suspend, congédie et établit les conditions de travail des employés de la Fédération;
  • e) supervise le travail des permanents et des commissions de la Fédération;
  • f) prépare le budget de la Fédération.
  • ARTICLE IV: CONVOCATION ET QUORUM
  • Le comité exécutif se réunit aussi souvent que nécessaire sur convocation du président, ou de trois membres du comité exécutif. Le quorum est de trois. Un avis de convocation de vingt-quatre heures suffit. Le comité exécutif peut, sur décision du président ou de trois membres du comité exécutif, tenir une assemblée sous forme de conférence téléphonique.
  • ARTICLE V: VACANCE
  • S’il survient une vacance au comité exécutif, le conseil d’administration de la Fédération peut y pourvoir en nommant à la place vacante, pour le reste du terme, toute personne apte à occuper ce poste.
  • Les commissions de la Fédération sont celles établies par le conseil d’administration de la Fédération. Le comité exécutif de la Fédération supervise le travail des commissions.
  • a) Les associations régionales veillent aux intérêts généraux de la Fédération dans leur région, et indiquent à la Fédération leurs opinions sur la conduite et les intérêts du tennis dans leur région.
  • b) S’il n’y a pas dans une région d’association régionale, les fonctions de l’association régionale seront assumées par la Fédération.
  • ARTICLE I: EXERCICE FINANCIER
  • L’exercice financier de la Fédération se termine le 31eme jour de mars de chaque année.
  • ARTICLE II: COMPTES
  • Les administrateurs doivent faire tenir les livres de comptes appropriés concernant toutes les sommes d’argent reçues et déboursées par la Fédération et les objets pour lesquels ces sommes sont reçues ou déboursées; les ventes et les achats effectués par la Fédération, l’actif et le passif de la Fédération et toutes autres opérations financières qui peuvent affecter la situation financière de la Fédération.
  • ARTICLE III: VÉRIFICATION
  • La nomination, les droits et les fonctions du ou des vérificateurs de la Fédération seront régis par la loi des compagnies. Les comptes de la Fédération doivent être vérifiés au moins une fois à chaque exercice financier et l’exactitude de l’état des revenus et dépenses et du bilan doit être constatée par ce ou ces vérificateurs.
  • ARTICLE I: CONTRATS
  • a) Tous actes, documents, contrats, engagements, obligations, débentures et autres documents qui requièrent la signature de la Fédération devront être signés par le président ou le trésorier ou comme le comité exécutif pourra le déterminer de temps en temps par résolution. Une telle autorisation du comité exécutif peut être générale ou limitée à un cas en particulier. Sauf tel que susdit et sauf toute disposition au contraire dans les règlements de la Fédération, aucun administrateur, officier, représentant ou employé n’aura le pouvoir ni l’autorisation de lier la Fédération par contrat ou engagement ni d’affecter son crédit.
  • Le président, le vice-président, le secrétaire, tout administrateur, tout officier, de même que toute autre personne nommée à cette fin par le président, ont chacun individuellement l’autorisation et le droit de comparaître pour la Fédération et de répondre en son nom sur les brefs, ordonnances et interrogatoires sur faits et articles émis par toute cour de justice et de faire toute déclaration sur des brefs de saisie-arrêt dans lesquels la Fédération est tierce-saisie et de prêter les serments et signer les déclarations assermentées d’usage en ces cas ou se rapportant à une procédure judiciaire quelconque dans laquelle la Fédération est partie et a exigé la cession de biens ou demander la liquidation de tout débiteur de la Fédération, à obtenir une ordonnance de faillite contre tout débiteur de la Fédération et assister et voter à toute assemblée des créanciers des débiteurs de la Fédération et à donner ces procurations dans ce cas.
  • Le conseil d’administration peut, de temps en temps, promulguer ou adopter des règlements pourvu qu’ils ne soient pas contraire à la loi ou aux lettres patentes ou lettres patentes supplémentaires de la Fédération pour les objets prévus par la loi des compagnies, et ils peuvent révoquer, modifier ou remettre en vigueur tout règlement de la Fédération, mais telle promulgation, adoption, révocation, modification et remise en vigueur ne sera effective que sur observation des dispositions de la loi des compagnies. Telle promulgation, adoption, révocation, modification ou remise en vigueur devra recevoir l’approbation des deux tiers des membres de la Fédération présents et votant à une assemblée dûment constituée et convoquée à cette fin.
  • Chaque administrateur de la Fédération sera indemnisé et mis à couvert, au besoin et en tout temps, à même les fonds de la Fédération, de tous frais, charges et dépenses quelconques, que cet administrateur supporte ou fait au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes, de faits ou choses de quelque nature que ce soit accomplis ou permis par lui, jusqu’ici ou à l’avenir, dans l’exercice ou par l’exécution de ses fonctions et de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou fait au cours ou à l’occasion des affaires relevant de ses fonctions, excepté les frais, charges et dépenses mentionnés ci-dessus qui résultent de sa propre faute.
  • a)Par les présentes, le conseil d’administration est autorisé de temps à autre:
  • 1) Généralement, exercer tous et chacun des droits ou pouvoirs que la Fédération elle-même peut exercer sous les dispositions de ses lettres patentes et ses lettres patentes supplémentaires et des lois qui la régissent;
  • 2) À déléguer par voie de résolution à tels officiers ou administrateurs tous ou chacun des pouvoirs conférés par les présentes au conseil d’administration. Et les pouvoirs conférés par les présentes seront considérés comme pouvoirs continus et non pas comme devant cesser par leur premier exercice, mais peuvent être exercés de temps à autre jusqu’à la révocation du présent règlement.
  • b)Par les présentes, le comité exécutif est autorisé de temps à autre:
  • a) A faire des emprunts de deniers et obtenir des avances sur le crédit de la Fédération, de toute banque, corporation, firme ou personne à tels termes et conditions, à tel temps, pour telle somme et de telle manière que le comité exécutif peut juger opportun à sa discrétion.
  • a) En ce qui concerne l’interprétation ou l’application des règlements, le texte français fait foi;
  • b) Dans l’interprétation des règlements, si le contexte l’exige, le singulier inclut le pluriel et le masculin, le féminin et vice versa.